会社設立に有利な電子定款

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①電子定款とは何か

株式会社を設立するには、まずは会社の憲法とも言える定款を作成する必要があります。設立時に作成する定款は、「原始定款」と呼ばれます。

原始定款には、公証役場で公証人の認証を受けることが必須です。PDF形式の電子ファイルで作成したものに、直接公証人の認証を受けることが可能です。この方法で認証を受けた定款は「電子定款」と呼ばれます。

②電子定款のメリットとは

そもそも、公証役場で保存される原始定款については、印紙税法上の課税文書に該当するため、4万円の収入印紙が必要です。

しかしながら、電子定款は、電子ファイルで公証役場に保存され、「紙文書」にあたらないため、課税文書には該当せず、収入印紙を貼付する必要がないのです。

それ故に、電子定款の場合には、株式会社設立費用が収入印紙4万円分のコスト削減ができるのです。会社設立時の資金は貴重ですので、この4万円のコスト削減大きいです。

さらに、電子定款で認証を受けても、公証人の職印を押印した謄本を「紙文書」で交付可能なので、定款を「紙文書」で会社に保管できます。

③電子定款のデメリットとは

一方で、電子定款のデメリットは、設備費用がかかり、かつ事前準備・認証申請に時間がかかることです。電子定款の場合、パソコン、インターネット環境の他に、少なくとも次のものを準備しなければなりません。

①Adobe Acrobat(Word文書をPDF形式に変更するためのソフト)
②電子証明書(電子署名をするためのICカード)
③署名プラググインソフト(PDF形式のファイルに電子署名するためのもの)
④カードリーダライタ(電子署名が内蔵しているICカードを読み取るもの)

上記を全て購入すると、およそ10万円かかります。れ故に、一から自分で電子定款作成のために必要なものを用意すると、収入印紙不要による4万円のコスト削減以上に、コストがかかってしまうという結果になります。

これを考えると、会社設立は専門家に依頼したほうがいいでしょう。それにより、自分では何の準備もせずに、電子定款のメリットを得ることができるわけです。

④電子定款の申請方法

電子定款の認証申請は、法務省の登記・供託オンライン申請システム(以下「新システム」といいます。)を利用して申請するようになっています。電子定款の制度は、平成14年1月からスタートしています。

それまでの申請方法は、電子定款であっても、紙文書の場合と同様に管轄の公証役場に直接行って、認証申請をすることになっていました。現在では、公証役場の窓口で認証申請をするのではなく、法務省オンライン申請システムを使用して、ネット上から認証申請をするわけです。

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