‘Chapter4 登記をする’ カテゴリー一覧


登記事項証明書・印鑑証明書が必要なケース

2014-12-16

① 登記事項証明書を提出する際に必要

登記事項証明書は、銀行での口座開設、税務署への届け出、許認可、賃貸借契約の際に提出します。コピーでもいい場合もありますので、先方に確認しておくといいでしょう。

② 印鑑証明書を提出する際に必要

基本的に印鑑証明書を提出することは稀ですが、不動産売買、担保設定、契約の際に必要です。場合によっては、銀行の口座開設時に提出を要求されることもあります。

 ③有効期限に留意

登記事項証明書および印鑑証明書は、3ヶ月以内のものを取得することが
要求されることがほとんどです。
設立登記完了後は、登記事項証明書の場合は、会社保管用、銀行口座開設
用、税務署の届け出用で3通程度取得しておきましょう。印鑑証明書の場
合は、現状として必要がなくても確認用として1通 取得しておきましょう。

印鑑証明書・印鑑カードの取得方法

2014-12-16

①印鑑証明書を取得するにあたっては、その前に印鑑カードが必要となります。

印鑑カードは会社設立の登記完了後に管轄の法務局で手続きをします。「印鑑
カード交付申請書」は法務局の窓口、または法務省のサイトからダウンロー
ドで入手可能です。印鑑カード交付申請書に必要事項を記入後、法務局の窓
口に提出します。印鑑カードを窓口での取得に加えて、郵送でも取得できま
す。郵送で取得する際は、切手を貼った返信用封筒を同封します。
大切なものですから、レターパック、特定記録等の記録が残る方法で郵送し
てください。

②印鑑証明書の取得方法

印鑑カードを提示することで、会社の印鑑証明書を取得することができます。
代理人に請求を依頼した場合も、委任状が不要です。印鑑カードのみで印鑑
証明書は取得できますので、悪用される可能性もあるため、印鑑カードの保
管については、厳重注意をしてください。
「印鑑証明書交付申請書」は、法務局の窓口、または法務省のサイトからダウ
ンロードできます。窓口での取得の際は、費用が1通につき450円です。
現金でなく、収入印紙で納めます。

登記事項証明書

2014-12-16

① 登記完了は会社成立を意味する

登記完了後、株式会社として事業を開始します。最初に、事業を行っていく
ために様々な届け出および手続きを行います。会社の銀行口座の開設、税務
署への届け出等を行います。これらの諸手続きの際に、「会社が登記されて
いることの証明書」、「印鑑証明書」が必要になりますが、これらは法務局で
取得することになります。登記完了後、速やかに取得しておきましょう。

② 登記事項証明書の取得の方法

会社が登記されていることの証明書として、「登記事項証明書」(謄本)を法務局で取得することができます。登記事項証明書は、手数料がかかりますが、誰でも取得可能です。取得の際、身分証明書の提示や印鑑の押印は必要ありません。登記事項証明書の取得先は、全国どこの法務局でも可能です。しかし、300キロバイトを超える情報量のものは、管轄の法務局でのみ取得可能です。なお、「登記事項証明書交付申請書」は、法務局の窓口においてあります。(法務省のサイトからのダウンロードもできます。)窓口のみならず、郵送でも取得できます。その際は、切手を貼った返信用封筒を同封してください。また、オンラインの申請も可能です。

③ 登記事項証明書の種類

❶現在事項証明書
次の4つの事項について記載した書面に、認証文を付したものを現在事項
証明書といいます。
(1) 現に効力を有する事項
(2) 会社成立年月日
(3) 取締役、代表取締役、監査役などの就任年月日
(4) 会社の商号および本店の登記変更に係る事項で、「現に効力を有するもの」の直前のもの
❷履歴事項証明書
現在事項証明書の記載事項にプラスして、3年前の日の属する年の1月1
日(これを基準日という)から請求の日までに抹消された事項および基準
日から請求日までの間に登記された現に効力を有しない事項を記載した書
面に、認証文を付したものを履歴事項証明書といいます。現在事項証明書
に記載される事項はもれなく履歴事項証明書にも記載されます。
❸閉鎖事項証明書
閉鎖した登記記録に記録されている事項を記載した書面に認証分を付した
ものです。会社が解散した場合や清算をして登記記録が閉鎖された場合や、
本店移転前の旧管轄の登記が該当します。
❹代表者事項証明書
通常、「資格証明書」と言われ、会社の代表者の代表権に関する事項で現に
効力を有する事項を記載した署名に認証文を付したものです。商号、本店、
代表者の住所、氏名が記載されています。

④ 登記内容を知りたい場合

認証文付きの証明書は法務局でしか取得できませんが、とりあえず登記内容の確認だけしたい場合は、「登記情報提供サービス」を利用しましょう。
このサービスは登記情報をインターネットで確認できるサービスです。有料で1通337円(平成26年1月現在)です。決済はクレジットです。法的証明力はないため、あくまで内容確認のためのものです。

登記申請書を法務局に提出

2014-12-16

① 登記申請はいつまでにするのか

登記申請については。「しなければならない期間」が定められています。
発起設立の場合は、設立時取締役の調査完了日または発起人が定めた日から2週間以内にする必要があります。
細かくいうと、「設立登記申請書」の「登記の事由」に記載した「平成○○年○月○日発起設立の手続終了」のその日から2週間以内ということになります。
この期間を過ぎると「登記ができない」というわけではありませんが、過料を支払はなければならなくなるケースもあるので、注意が必要です。

② 登記申請はどこにするのか

登記は、会社の本店所在地を管轄する法務局になります。
福岡の場合は、福岡法務局になります。
法務局の業務時間は、平日8時15分〜17時15分までとなります。
登記申請はこの時間内に申請しないと受付されません。
また、法務局によっては、12時15分〜13時までの間は受付をしないところもあるので注意が必要です。なお、法務局の休みは。土日祝、年末年始(12月29日〜1月3日)です。

③ 登記申請は「持ち込み」または「郵送」で行う

登記申請の方法は、申請人またはその代理人が、法務局の窓口に行って申請するか、郵送をする二つがあります。
郵送は、法務局に届いてから受付なので、郵便事情で希望の会社設立日にならない可能性もあるため、直接出向くことをお勧めします。

④ 法務局の窓口に登記の申請書を持ち込む

書類一式が間違いなく整ったら、管轄の法務局(福岡なら福岡法務局)に持ち込みましょう。窓口の名称は、「商業登記(会社登記、法人登記)といいます。登記の受付終了後に、「登記官料予定日」(「補正日」と記す場合もあります。)がいつなのかを案内板で確認しておきましょう。
登記の受付終了後に、登記官が申請書の審査を行いますが、不備が存在した場合は、補正の指示がなされます。登記完了予定日までに補正の指示が来なければ、登記が完了したと言えます。
登記はだいたい1週間程度で完了しますが、法務局の仕事の繁忙具合で、完了までの期間に差がでます。
なお、登記完了は必ずしも連絡されるものではないため、自分で完了予定日を把握しておくようにしてください。登記完了日までに法務局から連絡がなかったら、登記が完了したと言えます。

⑤ 補正がある場合の対応

申請書に不備が存在すれば、登記官が期間を設定し補正の指示をします。連絡先を記載していれば電話で補正の指示がなされます。法務局の一部においては、補正の有無を申請人から問い合わせしなければならないものもあり、そのあたりはしっかりと窓口で確認しておいてください。
補正すべき点が、誤字脱字のような軽微なものなら、捨印で訂正可能ですが、不備が多い場合は、再度書類を作成しなおして、差し替え対応したほうが効率的なこともあります。補正に行く際は、印鑑をもっていくようにしましょう。補正については、登記官の指示にしたがいます。
申請時、持ち込みか郵送かに関わらず、補正は郵送でもできます。
補正の指示に対しては、速やかに対応しましょう。補正が遅れると、完了も遅れ、指示にしたがわない場合は申請が却下されてしまいます。
補正すべき主な事項は、印鑑の押し忘れや押し間違い等です。申請前の書類の最終チェックをしっかりと行ってください。

登記申請から完了までのプロセス

2014-12-16

① 登記申請書一式ができたら申請する

書類を綴じ終え、申請書類一式が準備できましたら、設立登記の申請を行います。登記申請後、完了までのプロセスは概ね以下のようになります。

■登記申請から完了までの流れ

② 登記の「却下」と「取下げ」の違い

却下とは、法務局の登記官が登記の申請を認めないことをいいます。登記官は申請書を受け取ると、遅滞なく申請全体に対して、審査をします。申請書を審査した結果、一定の不備があれば申請人に「補正」を命じますが、 申請人が不備の補正をしない、またはできない場合は、登記官は申請を却下 することになります。却下となった場合、申請書は返却されないので、改めて作成することになります。添付書類については、還付請求書を書いて添付 書類のコピーをつけることで、戻ってきます。

これに対して、取下げは、申請人が自分で申請を撤回することをいいます。登記が完了するまで、または却下が決定するまでは、申請人はいつでも登記の取下げをすることが可能です。申請を取下げると、申請がなされなかったことになり、申請書も添付書類も返却されます。取下げる場合、「取下書」を提出することになります。補正の範囲では収拾がつかないような場合、いったん取下げて、その後の再申請するほうがむしろ効率がいいこともあるでしょう。納めた登録免許税に関しては、領収証書や収入印紙は「再使用証明」を法務局から受け取ることで、再使用が可能となります。

書類の綴じ方

2014-12-16

書類の綴じ方

書類の作成が終わったら、次に書類を順番に綴じましょう。法務局の審査を円滑に進めるために、書類の綴じ方には順番があります。一番上を登記申請書にして、それ以降、登録免許税納付用台紙、定款などの添付書類一式という順番になります。綴じ方は、書類をまとめて左側2カ所をホチキス留めします。定款のように袋とじはしないでください。ただし、OCR用紙と印鑑届出書はホチキスで綴じないで、クリップ留めにします。なお、添付書類は原則として原本の提出となりますので、書類一式コピーを取るようにしましょう。

書類を綴じる順番(取締役会を設置しておらず、かつ金銭出資のみの会社の場合)

①登記申請書
②登録免許税納付用台紙 注)登記申請書と契印する
③定款
④発起人の決定書
⑤取締役の就任承諾書
⑥代表取締役の就任承諾書 注)取締役が1人の場合は不要
⑦取締役全員の印鑑証明書
⑧出資の払込を証する証明書
⑨OCR用紙
⑩印鑑届出書

添付書類④ 印鑑届出書

2014-12-16

印鑑届出書を作成する

個人と同じように会社も印鑑を実印登録します。実印として届け出た印鑑は、登記申請書やその他の添付書類に押印する際に使用します。
各々の書類に実印が押印されていれば、法務局は「間違いなくその会社からの申請である。」と判断します。あらかじめ、会社の実印を登録させるのはその判断をするためです。会社の実印は、代表取締役が届け出をします。印鑑届出書は設立登記の申請書と一緒に提出します。また、代表取締役個人の印鑑証明書」(3ヶ月以内に取得したもの)を添付することになっています。会社設立の登記においては、登記申請書の添付書類として、代表取締役個人の印鑑証明書を添付しているので、印鑑届出書にあらためて添付する必要はないです。なお、実印を届け出するための印鑑届出書は、法務局の窓口にて無料でもらえます。また、法務省のサイトからダウンロードも可能です。

添付書類③ 資本金の額の計上に関する証明書

2014-12-16

資本金の額の計上に関する証明書

現物出資をした場合、設立時代表取締役は、払込をした資本金の額を法律にしたがって計上したことに関して、証明書を作成します。会社設立の際に出資する財産が金銭のみの場合は、会社計算規則により、資本金の額の計上に関する証明書の作成は不要です。しかし、今後変更される可能性はありますので、法務省のサイト等で確認するのがいいでしょう。

添付書類② 就任承諾書

2014-12-16

① 就任承諾書の作成方法

設立時の取締役、代表取締役、監査役(これらをまとめて、設立時役員と呼びます。)に関して、各々の「就任承諾書」を作成する必要があります。
「設立時役員」は、発起人が設立時役員を選んで、設立時役員に選ばれた者が就任を承諾することをもって、決定されます。取締役が1名の場合は、必然的にその者が代表取締役となりますので、代表取締役としての就任承諾書は必要ありませんが、就任承諾書を作成しても問題はありません。一方、複数の取締役が存在し、その中の1名を代表取締役とした場合は、代表取締役になった者は、取締役としての地位および代表取締役としての地位を持つことになりため、それぞれに就任承諾書を作成します。

② 就任承諾書に押す印鑑

取締役会を設置していない会社は、取締役の就任承諾書に取締役個人の実印を押します。取締役会を設置した会社は、代表取締役の就任承諾書承諾書に代表取締役個人の実印を押します。それ以外の取締役および監査役の就任承諾書は、個人の実印でも問題ないのですが、重要書類のため実印を押すほうがいいでしょう。

添付書類① 発起人の決定書

2014-12-16

① 添付書類すべてに共通すること

添付する書類の基本的な書き方、使用する用紙に関しては定款と同様ですので、当サイトのカラムの「定款の書き方について」を参考にしてください。
当サイトでは、手続きの簡便性を考慮し、作成書類をなるべく減らして、定款で定められる事項は定款で決める方向性で考えています。

② 会社の住所の確定

会社本店の所在地について、定款上では、「最小行政区画までしか定めていない」ので、発起人の過半数の一致において番地まで含んだ住所(本店の場所)を決定します。本店の場所を決定したことを「発起人の決定書」として作成します。書類の題名は「発起人の決定書」、あるいは「本店所在場所決議書」といった記載をします。
しかし、定款で番地まで含んだ住所を特定し、記載していれば、「発起人の決定書」は、いりません。
「公告する方法」を電子公告と定めている場合は、サイトのアドレスを決定しなければならず、それもあわせて「発起人の決定書」に記載します。

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