会社の簡単経理の方法

■領収書はもらっておく

○一番大切なことは領収書をもらうこと
会社の経費になるものを購入したら必ず領収書をもらうようにします。あとからもらう手間を考えれば、とりあえずすべての領収書をもらっておきましょう。

○もらった領収書に記録する
もらったそ領収書が何に使ったかわからなくなりそうなものについては、裏に何を買ったのか、何に使ったのか記録しておきましょう。
また会社の取り引き先との飲食代などの場合、会食相手も記録しておきましょう。

○レシートで代用
「領収書をください」と言うのを聞くことがあると思います。しかし、レシートでも代用は可能です。レシートに「日付」「店舗名」「内容」「金額」が書いであればOKです。

○領収書には宛名と日付が必要
領収書を書いてもらうならば日付と宛名(会社名)を必ず書いてもらいましょう。証拠能力が担保されます。

■領収書がなくても経費化できるのか

○領収書がもらえない場合はどうしたらいいのか
領収書がないお金の出費、たとえば電車の切符は、東京では券売機で「領収書」というボタンがありますが、ない地域もあります。
そのような場合、「出金伝票」を購入し、支払日、支払目的、相手先、金額を記載して領収書の代わりに保管してください。

○領収書がないと経費にできないのか
会社の経費にしていいかどうかの判断は領収書の有無とは関係ないのです。経費にしていいのは、「事業に関係していること」と「その目的」です。
その経費の使用目的はお金を使った人にしかわかりません。領収書というのは、その目的を明らかにするための手段の1つです。それを明らかにできるのであれば、領収書がなくても経費にできます。

■お小遣い帳をつけよう

○覚えているうちに記録する
会社の決算は年に一度あります。税理士に依頼する場合でも、現金出納帳、つまりお小遣い帳程度はつけておくのがいいでしょう。振込記録は通帳に残ります。しかし、現金での支払いは、あとになってみたら何の費用だったのかが不明瞭になることも多いのです。
そこで、お金の動きをもとに経理ソフトに忘れないうちに入力しておきましょう。

■通帳はまめに記帳しよう

○長期間記帳しない明細がでない
最近はネットバンキングの影響もあり、あまり記帳をしない人が多くなりました。しかし、記帳をしないで溜めてしまうと「合計記帳」をされてしまい、会社の収支の明細が記帳されなくなります。帳簿には銀行のお金の動きすべてを記載していくので、合計記帳されてしまうと別途「明細書」を銀行に依頼して作成してもらうことになり面倒です。

■財布はどうするのか

○財布は2つもつべきか
自分のお財布と会社(事業)のお財布を常に2つ持ち歩き、その都度きちんと分けて会計するのは骨が折れます。2つの財布を持つのが難しいなら、財布は1つにして、買ったものや使ったものが事業用なのかプライベート用なのかをきちんと把握しておけば大丈夫です。

○財布が1つの場合の会計処理
財布を分けない場合、法人の場合は「社長借入金」などの勘定科目などを使って会計処理をしていきます。この科目は「現金」の代わりです。現金を動かしたときはすべて「社長借入金」で処理します。これは 「社長が事業用のお金を立て替えている社長からお金を借りている」ということになります。もし、社長個人名義のクレジッ トカードを使った場合でも「社長借入金」を使います。一定の金額がたまれば事業用の通帳から個人の通帳に振込をして返済します。決算のときに「社長借入金」の残高が残っていてもかまいません。

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