会社の領収書の整理法

■会計ソフト入力を前提とした整理方法

○日付順が原則
会社の会計期間ごとにまとめます。日付順に整理しておくと、会計ソフトに迅速に入力できます。

○ホチキス留めすると便利
会社経費の領収書を経理ソフトに入力したあと、クリップで仮止めしておき、その月が終わった時点でホチキス留めをします。この方法だと、領収書の入力に時間もかからず、日付も前後することはあまりありません。

○相手別や科目別で整理
まとめて入力する場合、日付でなく、同じ月の中で相手先ごとにまとめてもかまいません。会社の支払先が特定の店舗の場合、店舗別に分けるのも効率的です。タクシー代、交通カードチャージ代、などと用途で分けるのも一案です。その分けた束の中で日付順に並べます。

■領収書の保管のしかた

領収書は必要なときに取り出せればどこに保管してもかまいません。「必要なとき」というのは会社に税務調査が入ったときぐらいです。月ごとにホチキス留 めした領収書の束を事業年度ごとにA4サイズの封筒に入れて、事業年度告示表に書いておく程度で十分です。

○領収書がない場合の対応
会社の取引先へのお香典やお祝い金などのように領収書がもらえないような場合には、出金伝票を作成し、会葬御礼や招待状などを添付しておきます。券売機で購入した切符代などで領収書がないものについても、出金伝票を作成し、利用した交通機関などを記載しておきます。

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