会社の書類の整理法

■証憑類の整理法

○請求書や納品書の整理方法
相手から受け取った請求書に対して支払ったら、その請求書に支払日を手書きしておきましょう。後日、先方から照会があったときなどにスムーズに対処できます。1年分の請求書や納品書を会社ごとにまとめて、それぞれファイルをつくって綴じ、総勘定元帳や現金の領収書とともに9年間保管しておきます。

■文書の保管のしかた

○文書はデータ化する
通常、画像やPDFにしてDVDや外付けHDDに保管します。紙の保管と比較して、場所を必要としません。。留意点ですが、紙で保管しておかなければならないものもあるので、書類の種類によって使い分けます。
会社の定款、登記書類→紙で保管、期間は永久
会社の株主総会議事録 、取締役重量議事録 決算書、総勘定元帳→紙とデータで保管、期間は10年
会社の帳簿、決算関係書類、請求書、領収書、給与関係書類、給与所得者の扶養控除等申告書、源泉徴収簿→紙とデータで保管、期間は9年

○感熱紙に注意
最近の領収書はレジから直接発行されるものが増えていますが、この感熱紙式の紙は、折り曲げたりのりをつけたりすると徐々に変色して、最終的には文字が識別できなくなります。折らずに保管しましょう。

○サイズ
紙で保管するものについては、同じ大きさで印刷して保管しましょう。ほとんどの提出書類がA4サイズになっているので、A4とA3 で印刷しておけば会社で保管する際のファイリングするフォルダサイズも統一できます。

○ファイルの色
売上請求書控、仕入請求書控など、複数のファイルを使用する場合には、その内容ごとにファイルの色を決めておけば、扱いが楽です。事業年度が変わってもファイルの色は同じにしておけば、日常業務で保管書類を探すときにも見つけやすいです。

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